Программный комплекс "Автоматизированная проходная"

Программный комплекс «Автоматизированная проходная» выполняет задачи автоматизации управления проходной предприятия, контроля доступа на его территорию, и имеет возможности для анализа информации о движении сотрудников и посетителей через проходную. Комплекс состоит из специализированного оборудования, которое устанавливается на проходной, и программной части, отвечающей за управление оборудованием, управление доступом и обработку журнала проходов.

Программная часть комплекса представляет собой отдельную информационную базу, разработанную на платформе «1С: Предприятие». Имеются варианты поставки как для платформы «1С: Предприятие 8», так и для «1С: Предприятие 7.7». Основные функциональные возможности системы обеспечиваются независимо от выбранной платформы. Вариант поставки для «1С: Предприятие 8» позволяет использовать расширенные возможности платформы по работе с документами, журналами и отчетами, обеспечивает более производительную работу программы при увеличении нагрузки, однако предъявляет повышенные по сравнению с версией 7.7 требования к ресурсам компьютерного оборудования.

Информационная база «Автоматизированная проходная» предназначена для автономной работы  независимо от основной учетной системы предприятия.

Программный модуль «Автоматизированная проходная» обеспечивает следующие функции:

1.       Активация и деактивация пропусков (для любых типов пропусков);

2.       Хранение и предоставление информации обо всех пропусках, выданных сотрудникам предприятия и посетителям;

3.       Организация различного типа допуска сотрудников и посетителей (постоянные пропуска, временные, разовые, пропуска на вход в определенные часы, запрет выхода в рабочее время, блокирование пропуска в случае утери или по другим причинам);

4.       Идентификация пропуска по идентификационному коду и соответствующее типу допуска управление турникетом;

5.       Фиксирование даты и времени прохода сотрудников и посетителей, формирование журнала проходов. Подготовка отчетов о времени проходов или об отклонениях от графика работы.

Программа состоит из двух основных частей: модуль «Бюро пропусков» и модуль «Контролер».

Назначение модуля «Бюро пропусков» - формирование, активация и деактивация пропусков, передача данных на компьютеры управления турникетами, получение от них информации о прохождении сотрудников и посетителей, составление журнала проходов. Назначение модуля «Контролер» - управление турникетами в ручном или автоматическом режиме.

Информационная база, составляющая основу комплекса «Автоматизированная проходная», устанавливается на компьютер, расположенный в бюро пропусков. К базе данных организуется доступ из бюро пропусков предприятия посредством подключения по локальной компьютерной сети. При этом сотрудники бюро пропусков используют для работы модуль «Бюро пропусков», а сотрудники, находящиеся на проходной – модуль «Контролер». Оба модуля работают с общей базой данных работников, пропусков и журналом проходов.

В простейшем варианте схема работы выглядит следующим образом. Сотрудник или посетитель, подходя к турникету, считывает код пропуска. Код анализируется на разрешение прохода. Если по данному пропуску проход разрешен, информация о разрешении поступает на турникет (при автоматической схеме работы без участия контролера) или контролеру, который принимает решение об открытии турникета. Если проход по данному пропуску запрещен, то человек должен обратиться в бюро пропусков для выяснения причин.

Возможно несколько вариантов работы турникета:

Вариант 1 – Контролер находится рядом с турникетом. У него на рабочем месте устанавливается компьютер. Контролер принимает решение об открытии турникета, исходя из информации на мониторе компьютера.

Вариант 2 – Рабочее место контролера находится рядом с турникетом.  Если пропуску разрешен проход, у контролера загорается индикация разрешения прохода. Контролер с помощью пульта производит открытие турникета.

Вариант 3 – Турникет работает в автоматическом режиме. Если проход по пропуску разрешен – турникет открывается автоматически после считывания кода пропуска.

 

Описание системы

Сотрудниками бюро пропусков в программу «Автоматизированная проходная» вводятся следующие сведения:

1.      Список работников предприятия с необходимыми данными каждого работника:

·         ФИО

·         Табельный номер

·         Подразделение

·         Должность

·         Документ, удостоверяющий личность

·         Фотография сотрудника (при необходимости)

2.      Графики работы сотрудников на каждый день предстоящего месяца с указанием времени начала и окончания работы, а также предусмотренных в графике перерывов, например на обед.

3.      Базовые отклонения от графика (отпуск, перевод на другой график) для каждого работника. Отклонения вводятся в учетную программу предприятия заранее, до наступления дня, в который произойдет отклонение.

Права допуска сотрудника на территорию могут корректироваться непосредственно в программе проходной с помощью модуля «Бюро пропусков». Корректировка производится сотрудником бюро пропусков на основании служебной записки.

При увольнении сотрудника его пропуск деактивируется. При изменении табельного номера сотрудника или утере пропуска выполняется его переоформление. Утерянные пропуска деактивируются в программе, после чего проход по таким пропускам запрещается.

На основании введенных данных в программе «Автоматизированная проходная» создается базовый график работы для каждого из сотрудников. Любому сотруднику, имеющему табельный номер и базовый график работы, может быть выдан постоянный пропуск. Каждый пропуск имеет уникальный шестизначный буквенно-цифровой номер. Номер постоянного пропуска не привязан к табельному номеру сотрудника и формируется системой автоматически. При начальном вводе данных в программу, для каждого сотрудника в программе необходимо создать пропуск. Первоначально пропуск создается с состоянием «не выдан». Выдача пропуска (активация), деактивация, временная блокировка и уничтожение оформляются в программе документом «Изменение состояния пропусков». Документ может автоматически заполняться перечнем введенных в программу сотрудников предприятия. При выдаче пропусков система выполняет необходимые проверки на уникальность номера пропуска, корректность введенного графика и пр. В системе не может быть активизировано два пропуска с одинаковыми номерами. Конфигурация предусматривает возможность распечатки карточки работника с основными сведениями, введенными для него сотрудником бюро пропусков в программу.

Постоянный пропуск дает сотруднику право войти на территорию предприятия в часы, отмеченные в его графике как рабочие. Сотрудник может пройти на территорию ранее начала рабочего дня, но не более, чем за указанное в программе время до начала рабочей смены. Максимальное время до начала рабочей смены одинаково для всех сотрудников и задается ответственным пользователем программы «Автоматизированная проходная». Сотрудник не может пройти на территорию позже времени окончания его рабочей смены.

Постоянный пропуск дает сотруднику право покинуть территорию предприятия в часы, отмеченные в его графике как перерыв и в любое время после окончания рабочей смены.

Сотрудник не может покинуть территорию в часы, отмеченные в графике как рабочие. Для отдельных сотрудников могут быть оформлены пропуска, по которым выход с территории в рабочее время разрешен (например, бухгалтеру).

При необходимости скорректировать право входа сотрудника на территорию предприятия и выхода с этой территории, в программе «Автоматизированная проходная» сотрудником бюро пропусков вводится документ «Корректировка графика допуска». Ввод документа может происходить, например, при наличии подписанной служебной записки. При оформлении документа указывается причина отклонения: личная или производственная необходимость, отсутствие за ранее отработанное время и прочие.

По введенному в программу базовому графику работы сотрудников, а также информации, отраженной в документах «Корректировка графика допуска» для каждого пропуска автоматически формируется итоговый график допуска с учетом заданных в программе предельных интервалов времени, в течение которых разрешен проход до начала работы и после окончания смены. Итоговый график может быть просмотрен в виде таблицы и служит для наглядного представления интервалов времени, в которые разрешен проход по конкретному пропуску. Предусмотрена возможность вывода графика на печать. Обработка пропуска на проходной происходит в полном соответствии с полученным итоговым графиком доступа. Пропуска с внесенными отклонениями от базового графика работы отмечаются в списке пропусков выводом информации в специальной колонке.

Сотрудникам, не имеющим табельного номера, оформляются временные пропуска. Схема работы с временными пропусками в программе аналогична схеме работы с постоянными пропусками. Для каждого временного пропуска задается график доступа и цель прохода. Созданный в программе график доступа может быть назначен нескольким пропускам. Отклонения для временных пропусков (документ «Корректировка графика допуска») не вводятся. Для временного пропуска может быть назначена дата, до которой он действует. После наступления указанной даты проход по пропуску автоматически запрещается.

Разовым посетителям оформляются разовые пропуска. Для этой цели используется ограниченное количество пропусков с фиксированными номерами. При выдаче посетителю пропуск активируется выставлением флажка в карточке пропуска. Пропуск дает право только на один проход на территорию предприятия и обратно. При выходе лица с территории, пропуск автоматически деактивируется.

Для отражения результатов работы комплекса в программе «Автоматизированная проходная» предусмотрены следующие отчеты:

·         Отчет «Статистика проходов»

·         Отчет «Контроль отклонений»

·         Журнал проходов.

Время входа и выхода сотрудников с территории предприятия фиксируется в программе «Автоматизированная проходная» в журнале проходов. Для просмотра данных о проходах за любой интервал времени служит отчет «Статистика проходов». Отчет может формироваться с фильтром по виду пропуска, по базовому графику, по конкретному пропуску или группе пропусков за любой период. В отчете выводится информация о каждом проходе через проходную с указанием времени, номера пропуска и данных прошедшего. В отчете рассчитываются итоги по общему числу лиц, находящихся на территории предприятия на начало и конец периода, а также общее число вошедших и вышедших за период формирования отчета с учетом установленных фильтров. Можно получить список лиц, находящихся на территории предприятия в данный момент.

Для отслеживания отклонений от графика работы в программе «Автоматизированная проходная» предусмотрен отчет «Контроль отклонений», в котором за выбранный период выводится реестр сотрудников, проход которых произошел с отклонением от графика работы с указанием даты и времени прохода, а также времени отклонения.

По результатам работы автоматизированной проходной за произвольный период времени (например, за месяц) могут быть подготовлены и распечатаны журналы проходов по каждому лицу, которое проходило на территорию по постоянному, временному или разовому пропуску с указанием времени и основании всех проходов, а также информации о посетителе. Отчетность может быть сформирована в виде отчета по отклонениям от заданного графика работы для выявления опозданий, невыходов и других отклонений.

Комплекс «Автоматизированная проходная» рассчитан на эксплуатацию на одной точке контроля проходов. При необходимости может быть организована распределенная сеть из удаленных друг от друга проходных. Для организации взаимодействия проходных возможности комплекса расширяются за счет дополнительного модуля «Распределенные проходные». Модуль поставляется отдельно.


Другие разработки для автоматизации учета рабочего времени и контроля прохода

Список внедрений систем учета рабочего времени, проведенных компанией "Программы для бизнеса"